Tu negocio envía un WhatsApp 24 horas antes de cada cita para que el cliente confirme o cancele. Si cancela, te avisa al instante para ocupar ese hueco. Y para vencimientos: avisos automáticos a 7, 3 y 1 día.
Son mensajes de WhatsApp enviados automáticamente en el momento justo para que tus clientes no olviden sus citas y tú no pierdas ingresos por huecos vacíos. El sistema se conecta a tu agenda y envía el recordatorio 24 horas antes sin que tengas que hacer nada.
Un negocio en Antequera o Málaga con 40 citas semanales y un 20% de ausencias está dejando ir el equivalente a 8 citas vacías cada semana. Con recordatorios automáticos por WhatsApp, esa tasa baja sistemáticamente a menos del 5%, lo que supone recuperar 6 citas por semana, o más de 24 al mes.
Además de los recordatorios de cita, el sistema gestiona alertas de vencimiento para cualquier tipo de fecha importante: renovación de contrato de alquiler, próxima revisión, fin de garantía, fecha de pago. Los avisos llegan automáticamente a 7, 3 y 1 día de antelación para que nunca se pase nada por alto.
El sistema se configura una vez y trabaja solo. Así es el flujo completo desde que se programa una cita hasta que se confirma.
Conectamos el sistema a tu agenda: Google Calendar, Outlook, tu software de peluquería, tu sistema de reservas online o cualquier herramienta donde gestionas las citas. Si usas papel o una hoja de cálculo, creamos una solución digital sencilla para que empieces a usarla desde el primer día.
Diseñamos contigo los mensajes de recordatorio: con el nombre del cliente, el tipo de servicio, la hora y la ubicación. Definimos cuándo se envían: 24h antes como estándar, con opción de añadir 48h para citas de alto valor. El mensaje incluye botones de respuesta rápida para confirmar o cancelar.
Cuando se acerca la cita, el sistema envía el WhatsApp personalizado al número del cliente sin que nadie tenga que activar nada. El envío ocurre exactamente a la hora configurada, incluso fuera del horario de trabajo, en festivos o mientras estás ocupado con otros clientes.
Si el cliente confirma, la cita queda marcada automáticamente. Si cancela, recibes una notificación inmediata en tu WhatsApp con el nombre del cliente y la hora del hueco liberado, para que puedas ofrecérselo a alguien de la lista de espera o simplemente reorganizar tu jornada.
Para cualquier fecha con límite (renovación de contrato, revisión técnica, fin de oferta, vencimiento de garantía), el sistema envía avisos automáticos a 7, 3 y 1 día de antelación. Tanto tú como tus clientes recibís el aviso en el momento justo, sin que nadie tenga que recordarlo manualmente.
Menos ausencias, nada se olvida: el aviso justo en el momento justo, sin que tengas que acordarte de nada.
Peluquería
24 horas antes de la cita, la clienta recibe un WhatsApp para confirmar o cancelar. Si cancela, el negocio se entera al momento y puede ofrecer ese hueco a otra persona. Las ausencias bajan al mínimo.
Restaurante
El mismo día de la reserva, el cliente recibe un recordatorio para confirmar. Las mesas que no confirman se liberan a tiempo para la lista de espera y el comedor no se queda con huecos en viernes.
Inmobiliaria
El sistema avisa a 7, 3 y 1 día del vencimiento de un alquiler, una renovación o una cita de firma. Ni el cliente ni el comercial se olvidan de una fecha importante.
Cuando el cliente responde al recordatorio, el sistema lo registra automáticamente. Si confirma, la cita queda marcada como confirmada en tu agenda. Si cancela, recibes una notificación inmediata por WhatsApp para poder ofrecer ese hueco a otro cliente. Si no responde en 2 horas, el sistema puede enviar un segundo recordatorio o alertarte para que contactes tú directamente. Todo configurable.
El estándar que mejores resultados da es 24 horas antes, que es suficiente para que el cliente recuerde la cita y suficientemente tarde para no molestarlo varios días antes. Para citas de alto valor (visitas de inmueble, sesiones largas de peluquería, eventos privados en restaurante), también configuramos un recordatorio a 48 horas además del de 24h. El horario de envío también es personalizable: siempre en franja diurna para no molestar.
Los negocios sin sistema de recordatorio tienen una tasa de ausencias media del 15-25% en citas programadas. Con recordatorios automáticos por WhatsApp, esa tasa baja a menos del 5%. En términos prácticos: si tienes 40 citas por semana y un 20% de ausencias, estás perdiendo 8 citas. Con el sistema, pasas a perder 2. Dependiendo de tu ticket medio, eso puede representar cientos de euros recuperados cada semana.
Las alertas de vencimiento se pueden configurar para cualquier fecha importante: renovación de contrato de alquiler, próxima revisión de vehículo de flota, fecha de caducidad de permiso de obra, renovación de seguro, revisión periódica de instalaciones, fin de garantía de producto, próxima visita de mantenimiento, o cualquier evento con fecha futura. Los avisos llegan a 7, 3 y 1 día de antelación por defecto, aunque los intervalos son personalizables.
Sí, el sistema se integra con los principales software de gestión: Google Calendar, Outlook Calendar, Calendly, SimplyBook, Acuity Scheduling y la mayoría de soluciones sectoriales para peluquerías (Treatwell, Booksy) y restaurantes (TheFork, Cover Manager). Si usas una hoja de Excel o un sistema propio, también podemos conectarnos mediante exportación automática de datos. La integración es transparente y no requiere cambiar tu flujo de trabajo actual.