Tu negocio envía un WhatsApp 24 horas antes de cada cita para que el cliente confirme o cancele. Si cancela, te avisa al instante para que puedas ocupar ese hueco. Y para vencimientos, contratos y revisiones: avisos automáticos a 7, 3 y 1 día.
Son mensajes de WhatsApp enviados automáticamente en el momento justo para que tus clientes no olviden sus citas y tú no pierdas ingresos por huecos vacíos. El sistema se conecta a tu agenda y envía el recordatorio 24 horas antes sin que tengas que hacer nada.
Un negocio en Antequera o Málaga con 40 citas semanales y un 20% de ausencias está dejando ir el equivalente a 8 citas vacías cada semana. Con recordatorios automáticos por WhatsApp, esa tasa baja sistemáticamente a menos del 5%, lo que supone recuperar 6 citas por semana, o más de 24 al mes.
Además de los recordatorios de cita, el sistema gestiona alertas de vencimiento para cualquier tipo de fecha importante: renovación de contrato de alquiler, próxima revisión, fin de garantía, fecha de pago. Los avisos llegan automáticamente a 7, 3 y 1 día de antelación para que nunca se pase nada por alto.
El sistema se configura una vez y trabaja solo. Así es el flujo completo desde que se programa una cita hasta que se confirma.
Conectamos el sistema a tu agenda: Google Calendar, Outlook, tu software de peluquería, tu sistema de reservas online o cualquier herramienta donde gestionas las citas. Si usas papel o una hoja de cálculo, creamos una solución digital sencilla para que empieces a usarla desde el primer día.
Diseñamos contigo los mensajes de recordatorio: con el nombre del cliente, el tipo de servicio, la hora y la ubicación. Definimos cuándo se envían: 24h antes como estándar, con opción de añadir 48h para citas de alto valor. El mensaje incluye botones de respuesta rápida para confirmar o cancelar.
Cuando se acerca la cita, el sistema envía el WhatsApp personalizado al número del cliente sin que nadie tenga que activar nada. El envío ocurre exactamente a la hora configurada, incluso fuera del horario de trabajo, en festivos o mientras estás ocupado con otros clientes.
Si el cliente confirma, la cita queda marcada automáticamente. Si cancela, recibes una notificación inmediata en tu WhatsApp con el nombre del cliente y la hora del hueco liberado, para que puedas ofrecérselo a alguien de la lista de espera o simplemente reorganizar tu jornada.
Para cualquier fecha con límite (renovación de contrato, revisión técnica, fin de oferta, vencimiento de garantía), el sistema envía avisos automáticos a 7, 3 y 1 día de antelación. Tanto tú como tus clientes recibís el aviso en el momento justo, sin que nadie tenga que recordarlo manualmente.
Cada hueco vacío es dinero perdido. Los recordatorios automáticos por WhatsApp son la forma más eficiente y barata de eliminarlo.
Cada cita que antes quedaba vacía es ahora un ingreso real. Para una peluquería con ticket de 35€ y 8 ausencias por semana recuperadas, son 280€ más a la semana. Para un restaurante con mesa de 4 cubiertos, son 80-120€ por turno evitado.
Antes alguien tenía que llamar o mandar mensajes a mano para confirmar citas. Ahora eso lo hace el sistema. Tu equipo puede dedicar ese tiempo a atender mejor a los clientes que están presentes en el negocio.
Los clientes valoran positivamente que les recuerdes su cita. No lo viven como intrusión, sino como atención. Además, si necesitan cancelar, tienen una vía fácil para hacerlo a tiempo en lugar de simplemente no aparecer.
Cuando un cliente cancela, lo sabes al instante. Puedes reorganizar la agenda, avisar a alguien de la lista de espera o liberar ese tiempo sin que el hueco te pille por sorpresa cuando llega el momento.
Para inmobiliarias con contratos de alquiler, revisiones de inspección o seguros por renovar, el sistema de alertas a 7/3/1 días asegura que nunca se pase una fecha importante. Todo queda registrado y avisado sin intervención manual.
Se integra con Google Calendar, Outlook, Booksy, Treatwell, TheFork y la mayoría de software de gestión de citas. Si no usas ninguno, te ayudamos a implementar una solución sencilla que no cambie tu forma de trabajar.
Cada sector tiene su propio ritmo de citas y vencimientos. El sistema se adapta a lo que necesita tu negocio en Antequera o Málaga.
Cuando el cliente responde al recordatorio, el sistema lo registra automáticamente. Si confirma, la cita queda marcada como confirmada en tu agenda. Si cancela, recibes una notificación inmediata por WhatsApp para poder ofrecer ese hueco a otro cliente. Si no responde en 2 horas, el sistema puede enviar un segundo recordatorio o alertarte para que contactes tú directamente. Todo configurable.
El estándar que mejores resultados da es 24 horas antes, que es suficiente para que el cliente recuerde la cita y suficientemente tarde para no molestarlo varios días antes. Para citas de alto valor (visitas de inmueble, sesiones largas de peluquería, eventos privados en restaurante), también configuramos un recordatorio a 48 horas además del de 24h. El horario de envío también es personalizable: siempre en franja diurna para no molestar.
Los negocios sin sistema de recordatorio tienen una tasa de ausencias media del 15-25% en citas programadas. Con recordatorios automáticos por WhatsApp, esa tasa baja a menos del 5%. En términos prácticos: si tienes 40 citas por semana y un 20% de ausencias, estás perdiendo 8 citas. Con el sistema, pasas a perder 2. Dependiendo de tu ticket medio, eso puede representar cientos de euros recuperados cada semana.
Las alertas de vencimiento se pueden configurar para cualquier fecha importante: renovación de contrato de alquiler, próxima revisión de vehículo de flota, fecha de caducidad de permiso de obra, renovación de seguro, revisión periódica de instalaciones, fin de garantía de producto, próxima visita de mantenimiento, o cualquier evento con fecha futura. Los avisos llegan a 7, 3 y 1 día de antelación por defecto, aunque los intervalos son personalizables.
Sí, el sistema se integra con los principales software de gestión: Google Calendar, Outlook Calendar, Calendly, SimplyBook, Acuity Scheduling y la mayoría de soluciones sectoriales para peluquerías (Treatwell, Booksy) y restaurantes (TheFork, Cover Manager). Si usas una hoja de Excel o un sistema propio, también podemos conectarnos mediante exportación automática de datos. La integración es transparente y no requiere cambiar tu flujo de trabajo actual.
Combina los recordatorios automáticos con estas automatizaciones para un sistema completo que trabaja por ti las 24 horas.