Todas las quejas e incidencias entran en un mismo sitio, se clasifican por urgencia, tienen un responsable con nombre y no se cierran hasta que alguien ha contestado.
La mayoría de las quejas no se pierden porque a nadie le importen: se pierden porque llegan por cinco sitios distintos y ninguno es el sitio oficial. Un WhatsApp al móvil del encargado, un correo, un comentario en Instagram, una llamada que alguien apuntó en un papel. Este servicio junta todo eso en un único buzón donde cada queja tiene ficha, urgencia, responsable y fecha.
Cuando entra una incidencia, la IA lee lo que ha escrito el cliente y la clasifica: de qué va y cuánta prisa corre. Los criterios los defines tú, y siempre puedes cambiar a mano la clasificación de un caso concreto. Con eso, cada queja se asigna a la persona de tu equipo que debe ocuparse y aparece en su lista con el contexto completo, sin que nadie tenga que reconstruir la historia.
A partir de ahí el sistema vigila el reloj. Si una incidencia lleva demasiado tiempo sin que nadie la toque, avisa; si sigue parada, sube el aviso. No se cierra sola: se cierra cuando alguien ha respondido al cliente y lo marca como resuelto. Al final de mes ves qué es lo que más se repite, que suele ser la información más útil para dejar de tener esa queja.
En 1-2 semanas desde el pago tienes todos los canales unificados y cada incidencia con dueño.
Unificamos los canales por los que hoy te llegan las quejas: WhatsApp, correo electrónico, el formulario de tu web y lo que tu equipo anota de una llamada o de una visita. Todo entra en la misma lista, con su ficha y su fecha.
La IA lee lo que cuenta el cliente y etiqueta el caso: de qué trata y qué urgencia tiene, con los criterios que hayas definido tú. Tu equipo puede recolocar cualquier caso a mano cuando el contexto lo pide.
Cada incidencia se asigna automáticamente a la persona que debe ocuparse, según el tipo y la urgencia. Esa persona recibe el aviso con la conversación completa, para no tener que pedirle al cliente que lo cuente otra vez.
Si un caso se queda parado más tiempo del que has marcado, el sistema avisa; si sigue sin moverse, sube el aviso. Una incidencia solo se cierra cuando alguien ha respondido al cliente y lo confirma.
Cada mes ves cuántas incidencias han entrado, de qué tipo, cuánto se ha tardado en contestarlas y cuáles se repiten. Es la parte que sirve para arreglar la causa, no solo el caso.
Una queja atendida a tiempo es un cliente que se queda: aquí ninguna se pierde entre mensajes, todas tienen dueño y fecha.
Peluquería
Una clienta escribe descontenta con el resultado de su color. La queja entra marcada como prioritaria y le llega a la responsable del salón con la conversación entera, que puede ofrecerle solución el mismo día en lugar de enterarse más tarde.
Restaurante
Un cliente avisa de que su mesa tardó en ser atendida un viernes por la noche. La incidencia queda registrada con su turno y su fecha, llega al encargado y no se da por cerrada hasta que alguien le ha contestado.
Inmobiliaria
Un inquilino comunica una avería en la vivienda. El sistema la clasifica por urgencia, se la asigna al responsable de esa cartera y avisa si pasa demasiado tiempo sin que nadie haya hecho nada.
Por donde ya lo hacen. Se unifican WhatsApp, correo electrónico y el formulario de tu web, y tu equipo puede dar de alta a mano las quejas que llegan por teléfono o en persona. Todas acaban en la misma lista, con el mismo tratamiento, vengan de donde vengan.
Con los criterios que defines tú durante la configuración: qué tipos de caso son siempre prioritarios, qué palabras o situaciones levantan el nivel y qué plazos quieres para cada uno. La IA aplica esos criterios al texto del cliente, y tu equipo puede cambiar la urgencia de cualquier caso a mano.
Sí. Tú marcas cuánto tiempo puede estar una incidencia sin movimiento según su urgencia. Cuando se pasa, el sistema avisa a la persona asignada; si sigue parada, escala el aviso al responsable que hayas indicado. Ese es el mecanismo que evita que un caso se quede olvidado.
No. Es una herramienta interna para organizar, priorizar y seguir las quejas de tus clientes. No sustituye ningún trámite oficial ni presta asesoramiento legal, y no valora si una reclamación te obliga a algo: eso lo decides tú con quien te asesore.
El plazo estándar es de 1-2 semanas desde el pago, con la configuración incluida. La gestión de quejas e incidencias se monta dentro del Pack A Medida, desde 599€/mes, porque los canales, los criterios de urgencia y los responsables se ajustan a cómo trabaja cada negocio.